개선제안은 자신의 일을 점검하여 개선하면 된다. 전원참가를 실현하기 위해서 백지제안을 써 내도록 하는 방법도 있다. 일의 낭비가 없어지면 자신이 좋아지고 그 일의 판단은 자신이 해야 한다.
1. 자기 일의 점검
개선제안의 최대 걸림돌은 “자신이 알아서 업무를 개선하면 되는데 왜 일부터 할 필요가 있는가” 라는 의문이다. 또는 전사원이 월 몇 건 이상 달성이라는 목표에 대한 저항감이 있다. 또 평상시 알아서 하고 있으므로 “일부터 개선제안을 할 필요까지는 없지 않은가”라는 것에 대한 반발과 상금에 욕심나는 사람들이 하면 되는 것이 아닌가 라는 말이 나온다. 옛날에는 필요하고 중요한 일이었는데 지금은 필요치 않은 일이 많이 생기고 있다. 한가지의 방법으로 좋다면 개선제안이 필요하지 않다. 그러나 일에는 효율적인 수단이 얼마든지 존재한다. 지금까지 하던 일에 대해서 되돌아 볼 기회가 주어지지 않는다면 아무렇게 해도 좋은 일을 아주 열심히 하는 경우가 있다. 그렇게 무익한 일을 매일처럼 하고 있기 때문에 바빠진다. 따라서 월에 한번 정도는 자기 일의 방법을 점검해 볼 필요가 있다. “지금의 일은 정말로 필요한가“ “이 방법이 효율적인가“ “다른 좋은 방법이 없을까“ 다른 곳에서는 어떻게 하고 있는가“ 라는 점이 연구되어야 한다. “일하는 방법을 바꿔 봅시다“ 라고만 해서는 사원들은 “점검해 보았습니다“ “문제가 없습니다“ 라는 표면적인 말로 끝나 버린다.
2. 백지제안
말만으로 사람은 움직이지 않는다. 그것만 으로는 누구도 자신의 일을 바꾸지 않는다. 그래서 정기적으로 제출하도록 하는 시스템이 필요하다. 이러한 시스템에 의해서 정말로 자신의 일을 되돌아 보았는지 어느 정도 성과가 있었는지 구체적이 된다. 개선제안을 제출할 때 너무 상세하게 쓸 필요가 없다. 은행에서 대출을 받기 위해 제출하는 서류가 아니다. 일하는 방법을 되돌아 보아 하는 방법을 변경시킨 것이므로 무엇이 문제 이었던가. 어떻게 했는가. 얼마만큼 좋아 졌는가 만을 기록해도 좋다. 개선제안에 있어서 보고는 간단하게 다른 것이 원칙이다. 문제점을 방치하지 않고 실시한다는 것에 역점을 둔 발상이다. 개선제안 실시 완료 보고서라는 거창한 말보다 개선메모라는 용어가 한결 저항을 줄일 수 있다. 정기적인 제출이라면 백지라도 좋으니까 이름만이라도 써내도록 하는 정기적인 제출이 중요하다. 백지제안을 제출하는 사람은 “자기의 일은 아무 곤란한 점이 없다”고 하는 표현이다. 그러나 이 세상에는 이렇게 행복한 사람이 존재하지 않는다. 문제점을 무시하고 있거나 느끼지 못하여 참아 버리고 있을 것이다. 기분이 상하면 침묵을 지키는 것처럼 개선제안에 반감을 가진 사람일 수도 있다. 백제제안을 가지고 부서장이 상담해 볼 기회가 생긴다. 그 상황에 따라서 대처해 보자.
3. 일의 낭비 없애기
개선제안 이란 무엇인가. 한마디로 말해서 “일의 낭비를 없애기“ 이다. 누가 들어도 알기 쉬운 말로 설명하자면 일을 보다 효율적으로 하기위해 “일의 낭비를 없애는 운동”이라고 할 수 있다. 일을 하고 있는 한 사람으로서 일의 낭비 없애기와 일의 효율을 높이는 것은 당연히 해야 하는 업무이다. “내 일에는 낭비가 없다“ 일을 줄이면 다른 더 큰 문제가 발행한다“ 라는 반론도 나온다. 따라서 단순하게 일을 줄인다는 차원을 넘어 반드시 조건이 따른다. 그것은 “일하는 방법을 바꿔서 낭비를 줄인다“ 라고하는 방법의 변경이다. 방법의 변경이 수반되지 않는 개선제안은 의미가 없다. 우리의 일에는 줄일 수 있는 부분과 줄일 수 없는 부분이 있다. 줄여서는 안 되는 일까지도 줄이는 것이 아니다. 중요도의 차이에 따라 업무방식이 달라야 하며 그 부분이 명확해야 한다. 그것을 구분하려면 자기의 일에 대해서 줄여도 좋은가 줄이면 안 되는가를 판단 할 수 있는 능력이 필요하다. 그러한 구분 능력이 없는 상태에서는 아무리 열심히 개선제안을 해도 또 다른 낭비가 발생한다. 왜냐하면 우리는 인간으로서 시간과 에너지 그리고 집중력 등의 한계를 가지고 있기 때문이다.
4. 자기가 판단해야
옛날에는
“잔소리 하지 말고 일이나 열심히 해라“ 말없이 묵묵히 주어진 일만 열심히 하면 되었지만 지금은 상황이 달라졌다. 일의 낭비를 줄이는 것뿐만 아니라 그 여력이나 시간을 중요한 부분에 집중적으로 투입해서 효율을 높여야 한다. “일의 낭비를 없앤다“ 고 하면 사람을 기계로 만드는 것이 아닌가 하면서 나쁜 의미로 해석하기도 한다. 그러면 일의 낭비를 방치하는 것은 정당한 것으로 봐야 하는가. 자기의 일에 대해서 자기가 판단하지 않으면 그 누구도 판단해 주기 어렵다. 자기 혼자서 판단하기 어려우면 상사에게 허락을 받아야 한다. 즉 근면하지 못한 사람은 언제까지나 일의 방법 변경이 되지 않는다. 십년을 하루같이 일하는 사람은 상황변화에 매우 늦고 변화가 와도 느끼지 못하여 눈 감고 귀 막고 입 막고 일하는 현상이다. 일의 낭비를 줄이는 것이 결코 일시적이서는 곤란하며 일부 사람만이 참여를 해도 성과가 나오지 않게 된다. 전사원이 일상적으로 일의 낭비 줄이기를 해서 개선이 누적되어야 진정한 힘으로 발휘된다.