목표는 부담이 아니고 달성했을 때 오히려 희열감을 준다. 개선활동 사례를 소개해서 나도 할 수 있다는 자신감을 주도록 하는 것이 포인트가 된다. 큰 개선사레 위주보다도 작은 개선을 모아서 사례집을 만들어서 배포를 하게 되면 자신감을 가지고 도전할 수 있다. 실패하는 기업에서는 큰 효과 위주로 발표를 하고 사례집을 만드는데 그것과 반대로 해야 사원들의 참여도를 이끌어 낼 수 있다.
1. 목표관리
개선제도는 어느 정도의 목표관리가 필요하다. 적절한 목표는 개선활동을 의식적으로 이끌어 가기 위함이다. 제도가 정착하고 체질화 될 때까지 목표를 정하는 것이 좋은 방법이다. 개선활동을 처음 시작할 때에는 미 실시 아이디어 제안도 접수한다. 조금이라도 문제의 발견에 동기부여를 위함이다. 아이디어 제안은 10%를 넘기지 않는 상태가 적절하며 실시 완료형 개선이 90% 이상 나오는 것이 좋은 방향이다다. 아이디어 제안의 비율이 높으면 개선활동 정착에 도움 되지 않는다. 일인당 건수목표는 월2건에서 4건 정도가 적당하다.
2. 개선활동 킥오프
개선활동을 시작한다고 개선활동 개시 일을 정해서 분위기를 만들어 공표를 하고 포스터 전시, 수첩배포, 부서별 킥오프 선언, 킥오프 대회개최, 외부강사 초청강연 등을 하여 개선활동은 일상적인 업무개선이 대상이 된다는 것임을 명확히 해주어야 한다. 개선활동 정착을 통해서 기업체질이 강해질 수 있다는 신념을 전 사원이 이해하고 납득이 될 수 있도록 동기부여를 해주어야 하며, 추진사무국의 열정이 열쇠이다. 적극적이고 과감한 킥오프를 준비하도록 한다.
3. 사례소개
개선제도가 킥오프 되면 사례를 모집해서 공유시키는 것이 좋다. 대다수의 사원들은 개선은 일과 별개의 것 또는 특별한 것으로 생각하므로 이 시기에는 과거의 무의식적으로 했던 사례를 발굴해서 의식적인 개선으로 인정할 필요가 있다. 즉 과거에 제출하지 않았던 개선사례를 이벤트 기간을 두어 접수하는 방법이다. 사원들이 하는 일을 관찰해 보면 쉽게 무의식 개선사례의 발견이 가능하다. 이와 같이 발굴된 사례를 사보나 개선뉴스, 사내 게시판 등에 소개하는 것이 좋다. 신변의 작은 개선을 공유하는 것만으로도 동기부여가 될 수 있다. 개선활동 6개월 정도 시행 후에 목표 달성 도와 정착 도를 체크해 본다. 개선사무국은 각 부문별 담당자를 통해서 활동상황을 파악하고 적절한 어드바이스를 해줘야 한다. 이 시기에 나올 수 있는 문제로서는 개선 건수가 나오지 않는다. 실시 완료형 개선 보다 미 실시 제안이 많다. 등의 원인을 조사하여 대책을 마련해야 한다. 개선 건수가 나오지 않는다는 것은 제도도입 이전부터 개선에 대한 명확한 인식이 되어 있지 않아서 써 내는 것을 부담스럽게 생각하는 경우이다. 개선이 이해되지 않은 상태에서는 미 실시 제안이 많다. 이런 경우에는 개선은 실시되어야 가치가 있다는 것을 학습시켜야 한다.
4. 개선활동 발표회
개선활동 활성화를 위해서는 발표회를 부문별로 추진할 수도 있다. 개선의 사례연구, 토론, 분위기를 이끌어 가는 것이 발표회의 목적이므로 미사어구 보다도 실제적인 개선사례가 더 효율적이다. 우수개선사례와 신변의 작은 개선사례를 적절하게 발표하도록 한다. 발표자료는 A4 용지 2장 이내로 간략하게 준비하고 발표시간은 5-10분 정도로 해서 반나절 정도로 기획하면 된다. 경영자에부터 관리직이 솔선하여 참가하고 코멘트 하도록 한다. 발표된 사례 중에서 현물전시가 가능한 것은 이 때 전시를 하는 것도 방법이다. 일년간 열심히 한 사원에 대하여 표창장을 수여한다. 통상적으로 개선상금과 함께 수여하므로 개선제도 정착에 큰 기여를 한다. 회사가 사원들의 업무개선에 큰 관심을 가지고 있다는 것을 표현하는 최적의 기회가 되며 표창의 기준은 개인, 부서, 관리직, 추진담당자 등 표창분야를 세분화시켜 개선자만이 아니라 추진담당자의 노력도 동시에 인정할 수 있도록 한다. 이 때 건수만이 아니라 내용, 참가율 등 복수의 기준으로 하고 회사가 진정으로 개선활동에 관심을 가지고 있다는 것을 보여줘야 한다. 이 기회에 사례집을 만들어서 배포를 하고 개선전시회를 하는 것도 좋은 방법이다.